Guide: Få styr på mailboksen efter ferien
Stress over de mange e-mails efter ferien er nu en saga blot. Her er fem gode råd, der kan hjælpe dig gennem arbejdspuklen.
Avisen har talt med et par specialister i personlig planlægning; rådgiver Dorthe Rindbo og forfatter Jens Islin, og hos dem er budskabet klart:
- Vurdér fra besked til besked, hvad der ser ud til at være vigtigt, og hvad der ikke gør. Svar på de vigtige beskeder og læg dem i en mappe for sig – og læg væsentlige, ikke handlingskrævende beskeder i en anden mappe. Resten skal du slette, anbefaler Dorthe Rindbo, mens Jens Islin uddyber:
- Som regel behøver du derfor kun svare på en ganske lille del af de mails, der venter efter ferien, vurderer han. For eksempel hører orienterende mails til mange modtagere ofte til i kategorien af beskeder, du ikke skal bruge alt for megen tid på, når du kommer frisk fra Costa del Ferieland.
Begge anbefaler dog, at du altid bruger den nødvendige tid på at skimme beskederne for ikke at overse nogle af dem, du bare skal tage dig af.
Skulle der imidlertid være mange beskeder af den krævende slags, er der heller ingen grund til at fortvivle. I stedet for at kaste dig over dem alle på én gang, kan det være en fordel at oprette en prioriteret liste over opgaverne og eventuelt vende sagen med din chef.
- På den måde får du dels rygdækning til din prioritering, dels får du på en god måde gjort det tydeligt, at du allerede har mere end rigeligt at rive i de første par dage på kontoret, siger Dorthe Rindbo.
De fem gode råd
* Sorter dine mails benhårdt med tanke på, hvilke du reelt ventes at svare på og hvilke du næppe skal gøre noget ved.
* Læg væsentlige beskeder, du skal reagere på, i en separat mappe. Kald den f.eks. ”Handling”.
* Læg væsentlige beskeder, som du ikke – eller formentlig ikke – skal reagere på, i en anden mappe. Kald den f.eks. ”Haster ikke”.
* Slet alle uvæsentlige mails med det samme.
* Når du er færdig, skal indbakken være tom.
Kilde: Politiken
