SKI sender udbud om fødevarer i ny tildelingsproces
Uoverensstemmelser mellem kravspecifikationer og tilbud gør, at SKI nu sender udbud om fødevarer til de offentlige storkøkkener igennem en ny tildelingsproces
Af Stefan Buur Hansen
Konkret drejer det sig om rammeaftalen '09.01 Fødevarer og drikkevarer - Totalleverandører', som er en indkøbsaftale til storkøkkener i offentlige institutioner og administrationer. Catering Engros fik i midten af september tildelt rammeaftalen, men på grund af mindre afvigelser mellem udbud og tilbud vurderer Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI), at aftalen skal gennem en ny forhandlingsrunde.
- Vi har gået materialet meget grundigt igennem endnu en gang og har desværre fundet mindre uoverensstemmelser mellem kravspecifikationerne og nogle få af varebeskrivelserne i det vindende tilbud. Det betyder, at tilbuddet ikke opfylder udbuddets mindstekrav, selvom det på alle områder lever op til både kvalitative, kvantitative og prismæssige forventninger, siger udbudschef hos SKI, Christian Lunding.
Fedtindholdet stemmer ikke
Fejlen skyldes, at tilbuddenes varebeskrivelser er nødt til at stemme helt overens med udbuddets såkaldte mindstekrav, for juridisk set at leve op til dem. SKI beklager, at man ikke tidligere har været opmærksom på afvigelserne, men understreger, at det er på et meget detaljeret niveau, at uoverensstemmelserne skal findes.
- Ud af udbuddets 1.650 forskellige varer er der mindre afvigelser på nogle få af varebeskrivelserne. Det gælder blandt andet fedtindholdet i hakket oksekød, hvor Catering Engros faktisk har tilbudt os nogle varer, der er bedre end vores udbudsspecifikationer. Men selvom varerne er bedre, ligger afvigelserne uden for det tilladte interval i den meget strikse tolkning af udbudsreglerne. Det er SKI nødt til at reagere på for at fjerne enhver tvivl om, hvorvidt vores udbud er juridisk holdbare, siger udbudschef Christian Lunding og fortsætter:
- Vi tager nu en forhandlingsrunde med de tre oprindelige tilbudsgivere for at være sikre på, at de juridiske krav for aftalen er overholdt ud i mindste detalje, fordi vi ikke ønsker at løbe en risiko på vores kunders vegne. Vi beklager de gener, annulleringen og den nye forhandlingsrunde medfører for leverandørerne. Og vi er kede af, at vores kunder nu skal vente lidt længere på at tage den nye fødevareaftale i brug.
Løber ingen risiko på kundernes vegne
Det betyder, at tildelingen til Catering Engros nu annulleres, og de tre oprindelige tilbudsgivere på udbuddet inviteres til en dialog med SKI med mulighed for igen at afgive tilbud på leverancen. SKI forventer at afholde de første møder allerede i næste uge.
- Vi har lovet vores samarbejdspartnere priseffektive, let anvendelige og juridisk holdbare rammeaftaler, der rammer kundernes behov, og det løfte har vi tænkt os at holde. Vi ønsker hverken at sætte vores kunder eller leverandører i en juridisk klemme, og derfor har vi vurderet, at det mest ansvarlige er at lade tildelingsprocessen gå om, så afvigelserne kan blive rettet, siger SKI’s administrerende direktør, Signe Lynggaard Madsen.
De involverede leverandører er informeret om sagen, og SKI forventer hurtigt at få den endelige tildeling af udbuddet på plads, så rammeaftalen kan træde i kraft primo december 2011.
Kilde: Statens og Kommunernes Indkøbs Service
